【仕事の効率化】計画した仕事と割り込みの仕事効率化

　仕事を計画的に進めるために、あらかじめ「今日は○○を完了させよう」と計画を立て作業を始めたときに限って、割り込みの仕事が入って、本来やろうと計画していた仕事ができないこと、たまに、というか結構な頻度で発生しているあなた。

　その課題解決のために、この記事にたどり着いたのだと思います。

　この記事は、そんなあなたに今抱える「仕事の効率化」を実現する方法を提示し、あなただけの「効率的な仕事」の仕方を見つける手助けになります。

ｈ3［仕事の計画］はどのくらいゆとりがあるか決めておく

　一日の計画を立てるとき、自分の処理能力、作業能力を考えて時間を配分して、一日かけて完了させる計画を立ててしまうと、割り込みの仕事が発生した時

　例えば、急な上司からの書類作成の依頼、仕事の方針についての問いかけ、上司のアイディアに対する意見を求められたり、顧客からの依頼、クレーム、部下の指導、やりかけの仕事を思い出したりして、計画通り進めれば今日中に完了する予定の仕事がほとんど進まず、残業しなければいけなかったり、またやり残しの仕事になってしまったりします。

　今や、働き方改革などと言って、ただでさえ残業を減らし、生産効率を上げることが求められる時代です。

　まず、計画を立てるときは、自分の能力で時間配分し一日で完了する仕事なら、その時間配分にゆとりを持つ

　例えば、単純に18：00に完了する計画を立てた場合、「○○と●●を12：00までに終わらせる、午後は△△と▲▲を17:00までにやって、18:00までにまとめと片付けをやろう」と計画した場合、自分の能力ではゆとりがあるはずです。

　だから、本来余裕で仕事を終え、18:00には退社できます。

　しかし、割り込みが発生したとたんに、そのゆとりがどんどん削られ、本来余裕だったはずの時間が足りなくなってしまいます。

　それは、自分の計画した仕事にどのくらい余裕の時間があるのか把握していないことと、あらかじめ予定していない”割り込みの仕事”の時間がどのくらいかかるのか分からないため、時間配分に狂いが生じるからです。

　そこで、予定している仕事の作業時間に自分の能力からして”どのくらいゆとりの時間”を見込んでいるのか把握することと、その余裕の時間を一日の中で均等割りするのではなく、”前詰め”で実作業をするのです。

　　それでは、”割り込み”がなかった場合、後ろも時間が空いてしまうことになりますが、その時間は、次の日の仕事の準備やプライオリティーの低いやり残しの仕事ができるよう、あらかじめ計画の中で予備の項目としてリストアップをしておきます。もちろん後ろの時間が空いた時のものですので、無理してその予備の項目はやらなくてもいい物ですが、ゆとりの時間を意識することで、次の仕事の準備ができれば、次の仕事にもゆとりが生まれ、作業効率を高めることができます。

　作業効率の高い仕事をすれば、生産効率UPにも必ずつながってきますので、まずは時間を支配するつもりであなたの仕事の効率化に反映してください。

　割り込みの仕事をいかに効率的にこなせるか考えなければいけません。